1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế thì “Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh thông thường;
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh TMĐT, siêu thị, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy…;
• Hóa đơn có mã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế áp dụng cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai hoạt động kinh doanh các lĩnh vực liên quan trực tiếp đến người tiêu dùng như:
• Nhóm kinh doanh ăn uống, nhà hàng, khách sạn;
• hóm bán lẻ hàng hóa: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng;
• Nhóm bán lẻ thuốc tân dược;
• Nhóm dịch vụ khác như vui chơi giải trí, vé cầu đường, vé xe buýt, vé tham quan du lịch;
• Nhóm kinh doanh vàng bạc.

2. Trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

Theo Điều 6 Thông tư 78-2021-TT-BTC quy định 3 trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh”.

Theo lộ trình triển khai, hiện nay, các hộ kinh doanh đã bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Về hình thức hóa đơn điện:

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể:

3. Trường hợp hộ kinh doanh chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

Theo Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì Hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn được sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan Thuế trong thời gian tối đa 12 tháng khi:

• Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
• Không có hạ tầng công nghệ thông tin.
• Không có hệ thống phần mềm kế toán.
• Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Trong thời gian đó, cơ quan thuế sẽ có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Thời gian 12 tháng được tính như sau:

• Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/07/2022: 12 tháng tính một lần kể từ 01/07/2022.
• Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/07/2022: 12 tháng kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn.

4. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể:

4.1. Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai:

          Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau:

• Có thiết bị kết nối Internet.
• Có địa chỉ thư điện tử.
• Có sử dụng chữ ký số theo thông tin mã số thuế.
• Có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

Đối với hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện khó khăn và đặc biệt khó khăn (thuộc trường hợp người nộp thuế không phải trả tiền dịch vụ theo Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP): Truy cập Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, chọn Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn của hệ thống.

Cổng thông tin của Tổng Cục Thuế sẽ gửi tới người đăng ký email thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai.

Sau khi được chấp nhận tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh sẽ được nhận email có chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập trên Cổng thông tin điện tử.

Đối với các trường hợp còn lại: 

Bước 1: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ. 

Bước 2: Chọn mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục I Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và nhập các thông tin để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. 

Bước 3: Chấp nhận tờ khai. Sau khi được chấp nhận tờ khai, hộ kinh doanh phải ngưng sử dụng và tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua của cơ quan Thuế nhưng chưa sử dụng (nếu có) (Theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

4.2. Đối với hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh:

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc nộp theo từng lần phát sinh sẽ phụ thuộc vào địa điểm nơi hộ kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh. Cụ thể:

• Đối với hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến Chi cục thuế tại nơi thực hiện hoạt động kinh doanh.
• Đối với hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Thông tin trên CMND/CCCD/hộ chiếu của người nhận hóa đơn phải khớp với thông tin trên đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử.

5. Quy trình cấp hóa đơn điện tử:

Bước 1: Người nộp thuế gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh theo mẫu số 06/ĐN-PSĐT - Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Người nộp thuế tiến hành:

• Kê khai và nộp thuế theo mẫu số 01/CNKD - tờ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
• Xuất trình bản gốc và bản sao các hồ sơ sau để đối chiếu với cơ quan thuế, bao gồm: 

1. Hợp đồng kinh tế cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
2. Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng;
3. Tài liệu chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa;
4. Tài liệu chứng minh nếu hàng hóa do cá nhân tự sản xuất...

Bước 3: Chờ cơ quan thuế trả kết quả

Sau khi chấp nhận đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh, cơ quan thuế sẽ gửi thông tin mã hồ sơ và tài khoản đăng nhập vào hòm thư điện tử (email) của người nộp thuế;

Người nộp thuế thực hiện đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: hoadondientu.gdt.gov.vn để lập hóa đơn điện tử.

         Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở nên bắt buộc đối với tất cả hộ kinh doanh cá thể. Việc chuyển đổi này mang lại nhiều lợi ích cho cả hộ kinh doanh và cơ quan quản lý nhà nước như Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn; Hỗ trợ quản lý hóa đơn hiệu quả, dễ dàng truy xuất và tra cứu thông tin; Hạn chế tình trạng gian lận, làm giả hóa đơn cũng như tăng cường minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Hộ kinh doanh cá thể cần chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Để hiểu rõ hơn về các vấn đề pháp luật và giải quyết các vấn đề pháp lý, hãy liên hệ ngay với Công Ty Luật Hoàng Giáp:

Mọi thông tin yêu cầu tư vấn vui lòng liên hệ: 

⚖️ CÔNG TY LUẬT TNHH HOÀNG GIÁP 

🏢Địa chỉ:  B16 – 319 Lý Thường Kiệt, Phường 15, Quận 11, Tp. Hồ Chí Minh

📩Email: luathoanggiap@gmail.com

🌏 Website: https://luathoanggiap.com/ 

☎️ Hotline: 0909 99 86 59

Chi nhánh Quảng Nam:

☎️ Điện thoại: 0909 99 86 59

🏢Địa chỉ: Thôn Hà Bình, Xã Bình Minh, Huyện Thăng Bình, Tỉnh Quảng Nam